Persónuverndarstefna Byggðastofnunar

Byggðastofnun, Ártorgi 1, 550 Sauðárkróki er ábyrgðaraðili samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.  Vegna starfsemi sinnar hefur stofnunin sett sér eftirfarandi persónuverndarstefnu.

• Byggðastofnun leggur mikla áherslu á að tryggja öryggi persónuupplýsinga viðskiptavina sinna.
• Byggðastofnun hefur sett sér öryggisstefnu sem er ætlað að tryggja öryggi verðmæta, starfsmanna og upplýsingaeigna á sem skilvirkastan hátt, ásamt því að tryggja samfelldan rekstur og lágmarka rekstraráhættu.  Öryggisstefnan er byggð á staðli ISO/IEC 27001 um stjórnkerfi upplýsingaöryggis.
• Byggðastofnun sér til þess að farið sé með allar persónuupplýsingar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og úrvinnslu persónuupplýsinga og almennu persónuverndarreglugerðinni (REGLUGERÐ EVRÓPUÞINGSINS OG RÁÐSINS (ESB)) 2016/679 frá 27. apríl 2016.
• Stefna Byggðastofnunar er að geyma og vinna með eins lítið af persónugreinanlegum upplýsingum og mögulegt er til að geta veitt þá þjónustu sem stofnuninni ber að veita viðskiptavinum sínum.
• Byggðastofnun ábyrgist að nýta sér ekki upplýsingar um viðskiptavini á óábyrgan, óöruggan eða ólöglegan hátt.
• Allar upplýsingar sem viðskiptavinir Byggðastofnunar láta stofnuninni í té eða sem Byggðastofnun sækir með þeirra leyfi til þriðja aðila eru eingöngu sóttar í þeim tilgangi að hægt sé að veita þeim þá þjónustu sem þeir eiga rétt á.

Persónuupplýsingarnar

Til þess að geta þjónustað viðskiptavini sína, og til að efna samninga við þá, er Byggðastofnun nauðsynlegt að afla og nota persónuupplýsingar um þá.  Samkvæmt lögum nr. 90/2018 eru persónuupplýsingar sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi.  Byggðastofnun notar persónuupplýsingar þínar ekki í neinum öðrum tilgangi en þeirra er aflað.

Við áskiljum okkur rétt til að deila persónuupplýsingum þínum með þriðju aðilum sem koma að tæknilegu viðhaldi eða greiðsluþjónustu (slíkir aðilar kallast héðan í frá einu nafni “þriðju aðilar”) að því marki sem nauðsynlegt er svo við getum innt þjónustuna af hendi. Við tryggjum að slíkir þriðju aðilar viðhafi fullan trúnað.

Viðskiptavinir Byggðastofnunar, en ekki Byggðastofnun, eiga sínar persónuupplýsingar og hafa einir aðgang að þeim ásamt því starfsfólki Byggðastofnunar sem nauðsynlegt er til að uppfylla lögmætan tilgang starfseminnar.

Tölfræðileg gagnavinnsla

Byggðastofnun áskilur sér rétt til að vinna ópersónugreinanlegar tölfræðilegar samantektir og aðrar afleiddar upplýsingar sem eru ekki persónugreinanlegar og nota sér þær í starfi og rannsóknum stofnunarinnar, til dæmis fyrir ársskýrslu Byggðastofnunar, fyrir Alþingi og ráðuneyti í samræmi við hlutverk sitt.

Vefhegðun

Þegar notendur heimsækja vefsvæði byggdastofnun.is, kann stofnunin að safna tæknilegum upplýsingum um notkun þeirra, t.d. um tegund vafra, hvaða vefsíður notendur heimsækja á byggdastofnun.is, tímann sem notendur verja á vefnum o.s.frv. Þess konar upplýsingar eru eingöngu notaðar til að bæta upplifun notenda af þjónustunni, t.d. með því að bæta hönnun þjónustunnar eða láta notendur vita af hugsanlegum tæknilegum vandamálum í búnaði þeirra.

Upplýsingar til 3. aðila

Byggðastofnun mun ekki undir nokkrum kringumstæðum afhenda, selja eða leigja persónuupplýsingar viðskiptavina til þriðja aðila nema stofnuninni sé það skylt samkvæmt lögum eða samkvæmt beiðni viðskiptavinar.  Viðskiptavinir geta farið fram á að upplýsingum um þá sé deilt með öðrum ef þar er ekki að finna upplýsingar um aðra.

Varðveisla gagna – gagnaeyðing

Byggðastofnun starfar samkvæmt skilaskyldu til Þjóðskjalasafns sbr. 14. gr. laga nr. 77/2014.  Bókhaldsgögn eru geymd í samræmi við lög og reglur um færslu bókhalds og varðveislu þess. Gögnum, sem ekki eru nauðsynleg til að efna samninga, eru úrelt eða ónauðsynleg af öðrum ástæðum, er eytt eins fljótt og heimilt er.

Lög og lögsaga

Þessi persónuverndarstefna fellur undir íslensk lög. Leysa skal úr ágreiningi sem kann að rísa eða í tengslum við persónuverndarstefnuna fyrir Héraðsdómi Norðurlands vestra ef ekki er hægt að leysa úr honum á annan hátt.

Breytingar

Byggðastofnun áskilur sér rétt til þess að breyta og uppfæra persónuverndarstefnu þessa hvenær sem er. Breytingar verða kynntar á skjalinu á heimasíðu Byggðastofnunar.

Tengiliðaupplýsingar

Ef þú óskar eftir nánari upplýsingum varðandi persónuverndarstefnu Byggðastofnunar er skrifstofa okkar að Ártorgi 1, 550 Sauðárkróki, Sími: 455-5400, netfang: byggdastofnun@byggdastofnun.is

Persónuverndarfulltrúi Byggðastofnunar er Hjalti Árnason hdl. hjalti@byggdastofnun.is

Samþykkt á fundi stjórnar Byggðastofnunar 20. júní 2018.