Fara í efni  

Stefna Byggðastofnunar um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

1. gr. Almennt

Það er stefna Byggðastofnunar að berjast gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og koma í veg fyrir að þjónusta Byggðastofnunar sé misnotuð í slíkum tilgangi. Reglurnar byggja á þeirri stefnu og lögum nr. 140/2018 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og tengdum stjórnvaldsfyrirmælum.

Þær skyldur sem kveðið er á um í reglum þessum gilda um sérhvern starfsmann Byggðastofnunar og stjórnarmenn.

Ábyrgðarmaður Byggðastofnunar skv. 34. gr. laga nr. 140/2018 er Hjalti Árnason forstöðumaður lögfræðisviðs.

2. gr. Tilgangur

Starfsmenn Byggðastofnunar skulu þekkja deili á þeim viðskiptavinum sem þeir veita þjónustu og gæta þess að Byggðastofnun búi yfir fullnægjandi upplýsingum um viðkomandi viðskiptavin.

Starfsmenn skulu gæta þess að þeir sem koma fram fyrir hönd viðskiptavinar hafi fullnægjandi umboð til þess. Starfsmenn sem hafa umsjón með viðskiptasamböndum við lögaðila skulu leggja sig framvið að skilja tilgang og eignarhald lögaðilans og þekkja hvaða einstaklingar stýra honum í raun.

Starfsmenn skulu ætíð vera á varðbergi gegn óeðlilegum eða grunsamlegum viðskiptum eða hátterni viðskiptavina og tilkynna ábyrgðarmanni ef upp kemur grunur um að viðskipti kunni að tengjast refsiverðu lögbroti. Starfsmenn skulu leita eftir ráðgjöf og stuðningi ábyrgðarmanns eftir þörfum.

3. gr. Áhættumat

Samkvæmt 4. gr. laga nr. 140/2018 skal Byggðastofnun gera áhættumat á rekstri sínum og viðskiptum. Matið skal innihalda skriflega greiningu og mat á hættu á peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og skal m.a. taka mið af áhættuþáttum sem tengjast viðskiptamönnum, viðskiptalöndum eða svæðum, vörum, þjónustu, viðskiptum, tækni og dreifileiðum. Við gerð áhættumats ber stofnuninni að hafa áhættumat Ríkislögreglustjóra skv. 4. gr. laganna til hliðsjónar. Áhættumat skal taka mið af stærð, eðli og umfangi starfsemi Byggðastofnunar og vera notað við áhættumiðað eftirlit með samningssamböndum og viðskiptum.

4. gr. Áreiðanleikakönnun

Tilgangurinn með framkvæmd áreiðanleikakönnunar er margþættur. Megintilgangurinn er að afla upplýsinga um viðskiptavin svo stofnuninni sé kleift að meta hvort hún megi eða vilji eiga í viðskiptasambandi við viðkomandi aðila, svo sem vegna viðskiptaþvingana eða orðsporsáhættu tengdri hættu á peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka. Þá felur ferlið í sér öflun tiltekinna grunnupplýsinga um viðskiptavin og tilgang viðskipta, sem eru stofnuninni nauðsynlegar til að viðhalda eðlilegu viðskiptasambandi. Loks er áreiðanleikakönnun ætlað að tryggja að aðili sé sá sem hann segist vera og hafi heimild til að stofna til viðskipta. Óheimilt er að stofna til viðvarandi viðskiptasambands við aðila, eða eiga einstök viðskipti við aðila sem er ekki í viðvarandi viðskiptasambandi við stofnunina nema framkvæmd hafi verið áreiðanleikakönnun sem uppfyllir skilyrði reglna þessara.

5. gr. Áreiðanleikakönnun

Skylt er að framkvæma áreiðanleikakönnun við upphaf viðvarandi samningssambands, t.d. við útgreiðslu láns og þegar aðili sem er ekki í viðvarandi viðskiptasambandi við stofnunina hyggst eiga viðskipti að jafnvirði EUR 15.000 eða meira, t.d. vegna eignakaupa eða leigu eða annarrar þjónustu.

Jafnframt skal framkvæma áreiðanleikakönnun þegar grunur leikur á um peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka, án tillits til hvers konar undanþága eða takmarkana og þegar vafi leikur á því að fyrirliggjandi upplýsingar um viðskiptamann eða raunverulegan eiganda séu réttar eða nægilega áreiðanlegar.

Komi upp óvenjuleg tilvik í viðvarandi samningssambandi, t.d. þegar lán eru greidd upp að verulegu eða öllu leyti skal ábyrgðarmanni gert viðvart og skal hann meta hvort frekari aðgerða eða tilkynninga sé þörf.

Byggðastofnun er óheimilt að bjóða upp á nafnlaus viðskipti.

6. gr. Áreiðanleikakönnun - Framkvæmd

Áður en samningssambandi er komið á eða áður en viðskipti eiga sér stað skal Byggðastofnun gera kröfu um að:

  1. einstaklingar sanni á sér deili með framvísun viðurkenndra persónuskilríkja,
  2. lögaðilar, fjárvörslusjóðir eða sambærilegir aðilar sanni á sér deili með upplýsingum úr fyrirtækjaskrá ríkisskattstjóra eða sambærilegri opinberri skrá með heiti, heimilisfangi og kennitölu eða sambærilegum upplýsingum; prókúruhafar og aðrir þeir sem hafa sérstaka heimild til að koma fram fyrir hönd viðskiptavinar gagnvart fjármálafyrirtæki, þ.m.t. framkvæmdastjórar og stjórnarmenn, skulu sanna á sér deili skv. a-lið,
  3. aðilar sem koma fram fyrir hönd fjárvörslusjóðs eða sambærilegs aðila, þ.e. fjárvörsluaðilar, veiti Byggðastofnun upplýsingar um raunverulega eigendur; þeir skulu jafnframt að eigin frumkvæði upplýsa Byggðastofnun um stöðu sína sem fjárvörsluaðili,
  4. þeir sem koma fram fyrir hönd þriðja aðila sýni fram á að þeir séu réttilega að prókúru eða sérstakri heimild komnir og sanni á sér deili skv. a-lið,
  5. fyrir liggi fullnægjandi upplýsingar um raunverulegan eiganda og hann hafi sannað á sér deili í samræmi við a-lið.

Byggðastofnun kann að gera auknar kröfur við upplýsingaöflun samkvæmt þessari grein áður en stofnað er til viðskipta.

Leggja skal sjálfstætt mat á hvort upplýsingar um lögaðila og raunverulegan eiganda séu réttar og  fullnægjandi. Uppgefnar upplýsingar skulu sannreyndar með samanburði við upplýsingar samkvæmt opinberri skrá, áreiðanlegri upplýsingaveitu eða síðasta ársreikningi, eftir því sem unnt.

Ásamt því að framkvæma áreiðanleikakönnun á öllum nýjum viðskiptamönnum skal Byggðastofnun kanna áreiðanleika upplýsinga um núverandi viðskiptamenn sem ekki hafa hlotið áreiðanleikakönnun áður, þegar breytingar verða á samningssambandinu eða einstökum þáttum þess. Áreiðanleikakönnun skal ávallt vera framkvæmd á grundvelli áhættumats skv. 3. gr. og styðjast skal við allar nauðsynlegar upplýsingar.

Staðfesta skal framkvæmd áreiðanleikakönnunar og könnun upplýsinga í umsjónarblaði vegna viðkomandi lána.

7. gr. Heimild til að gera einfaldaða áreiðanleikakönnun

Samkvæmt áhættumati fyrir Byggðastofnun skv. 5. gr. laga nr. 140/2018 og 3. gr. reglna þessara er áhætta á peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka í starfsemi stofnunarinnar metin lítil.  Með hliðsjón af því er Byggðastofnun heimilt að beita einfaldri áreiðanleikakönnun samkvæmt 12. gr. laga nr. 140/2018 í samræmi við áhættumatið og reglugerð um áreiðanleikakönnun nr. 745/2019.

Við einfaldaða áreiðanleikakönnun skal Byggðastofnun afla upplýsinga um og staðfesta þá þætti sem nefndir eru í 6. gr. reglna þessara, en heimilt er að aðlaga umfang eða tíðni þessara þátta að niðurstöðu áhættumatsins t.d. með því að:

  • Fresta því hvenær deili á viðskiptamanni og raunverulegum eiganda eru sannreynd.
  • Gera ekki jafn miklar kröfur og ella til þess hvaðan upplýsingar til að sanna eða staðfesta deili á viðskiptamanni eða raunverulegum eiganda eru fengnar, t.d. afla upplýsinga af heimasíðu þegar um opinberar stofnanir er að ræða.

Framkvæmd einfaldaðrar áreiðanleikakönnunar getur einnig falist í því að upplýsingar um áreiðanleika viðskiptamanns eru uppfærðar sjaldnar en ella, t.d. þannig að þær séu eingöngu uppfærðar við tilteknar aðstæður, svo sem þegar viðskiptavinur fær skuldbreytingu eða þegar tilteknum viðmiðunarmörkum er náð. Tilkynningarskyldir aðilar þurfa þó að tryggja að slík aðlögun feli ekki í sér að upplýsingar um áreiðanleika viðskiptamanns séu aldrei uppfærðar.

8. gr. Aukin áreiðanleikakönnun

Byggðastofnun skal beita aukinni áreiðanleikakönnun þegar um er að ræða:

  1. viðskipti við einstaklinga, lögaðila, fjárvörslusjóði eða sambærilega aðila þegar viðkomandi er staðsettur í áhættusömu eða ósamvinnuþýðu ríki,
  2. tilvik skv. 14.–17. gr. laga nr. 140/2018, eða
  3. önnur tilvik en skv. a- eða b-lið þegar áhættumat gefur til kynna mikla áhættu.

Skrá skal sérstaklega að viðskiptavinur lúti auknum kröfum við framkvæmd áreiðanleikakönnunar, nema hin aukna áreiðanleikakönnun leiði í ljós að aðili teljist ekki eiga að falla undir auknar kröfur.

9. gr. Varðveisla gagna

Byggðastofnun skal varðveita eftirfarandi gögn og upplýsingar, þar á meðal upplýsingar sem hefur verið aflað með rafrænum hætti, að lágmarki í fimm ár frá því að samningssambandi lýkur eða einstök viðskipti hafa átt sér stað:

  1. afrit af gögnum og upplýsingum vegna áreiðanleikakönnunar í samræmi við III. kafla,
  2. aðferðir við áreiðanleikakönnun,
  3. nauðsynleg fylgiskjöl og viðskiptayfirlit, hvort sem er frumrit eða afrit sem eru nauðsynleg til að sýna fram á færslur viðskiptamanna og hægt væri að nota við meðferð máls fyrir dómi.

Gögnum sem varðveitt eru í samræmi við 1. mgr. skal eytt þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til varðveislu þeirra í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Eftirlitsaðilar samkvæmt lögum nr. 140/2018  og skrifstofa fjármálagreininga lögreglu geta kveðið á um að gögn séu varðveitt umfram tímamörk 1. mgr. ef tilefni er til, þó ekki lengur en í fimm ár til viðbótar.

10. gr. Tilkynningar

Byggðastofnun, starfsmenn og stjórnendur skulu tímanlega:

  1. tilkynna skrifstofu fjármálagreininga lögreglu, með þeim hætti sem hún ákveður, um grunsamleg viðskipti og fjármuni sem grunur leikur á að rekja megi til refsiverðrar háttsemi,
  2. bregðast við fyrirspurnum skrifstofu fjármálagreininga lögreglu um viðbótarupplýsingar sem tengjast tilkynningum og
  3. veita skrifstofu fjármálagreininga lögreglu allar nauðsynlegar upplýsingar sem hún óskar eftir í tengslum við tilkynningar.

Ábyrgðarmaður sem tilnefndur er í samræmi við 34. gr. laga 140/2018 skal tryggja að tilkynningar skv. 1. mgr. séu sendar á skrifstofu fjármálagreininga lögreglu þess ríkis þar sem tilkynningarskyldur aðili er með staðfestu.

11. gr. Ábyrgðarmaður

Byggðastofnun skal skipa ábyrgðarmann skv. 34. gr.laga nr. 140/2018

Ábyrgðarmaður skal bregðast við öllum tilkynningum starfsmanna um grunsamlegt athæfi eða viðskipti svo fljótt sem unnt er. Athuga skal tilkynningu gaumgæfilega ásamt bakgrunni viðskipta og viðskiptamanns. Ábyrgðarmaður skal útbúa skriflega skýrslu um sérhverja athugun á grunsamlegum eða óvenjulegum viðskiptum, sem skal vera nægilega ítarleg til þess að unnt sé að átta sig á eðli viðskiptanna og nota megi lýsinguna sem sönnunargagn í refsimáli. Ábyrgðarmaður leggur sjálfstætt  mat á þær tilkynningar sem berast og tekur sjálfstæða ákvörðun um hvort tilkynning skuli send lögreglu. Í tilkynningu til lögreglu skal koma fram greinargóð lýsing á niðurstöðum athugunar, ásamt afriti af öllum nauðsynlegum upplýsingum.  Þá skal einnig tilgreina þann frest sem Byggðastofnun hefur til að framkvæma viðskipti, ef þau hafa ekki verið framkvæmd, og ákveða í samráði við lögreglu hvort viðskipti skuli framkvæmd.

12. gr. Fræðsla og endurskoðun

Ábyrgðarmaður skal tryggja að starfsmenn Byggðastofnunar fái viðeigandi fræðslu um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og reglur þessar við upphaf starfs og með reglubundnum hætti á starfstímanum.

Byggðastofnun ber ábyrgð á að starfsmenn hennar framfylgi lögum nr. 140/2018 um aðgerðir gegn  peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og reglum þessum. Stjórn staðfestir skipan ábyrgðarmanns skv. 34. gr.laga nr. 140/2018. Ábyrgðarmaður skal hafa eftirlit með framkvæmd reglna þessara og  skal sjá til þess að mótaðar séu samræmdar starfsaðferðir er stuðla að góðri framkvæmd aðgerða  gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, í samræmi við lög og viðeigandi staðla.

Ábyrgðarmaður skal tryggja að yfirstjórn Byggðastofnunar sé nægilega upplýst um áhættur að því er varða peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, svo henni sé kleift að grípa til viðeigandi ráðstafana til að draga úr og stýra slíkum áhættum. Ábyrgðarmaður skal veita stjórn skýrslu um framkvæmd  reglna þessara eins oft og þurfa þykir, þó eigi sjaldnar en árlega.

Reglur þessar skal endurskoða eins oft og þurfa þykir, þó eigi sjaldnar en árlega.

Samþykkt af stjórn Byggðastofnunar 19. nóvember 2020

Skráning á póstlista

  • Byggðastofnun  |  Sauðármýri 2  |  550 Sauðárkrókur 
  • Sími 455-5400
  • postur@byggdastofnun.is
  • Opið frá kl. 8:30-12:00 & 13:00-16:00  | kt. 450679-0389