Reglur um störf stjórnar Byggðastofnunar
1. gr.
Samkvæmt lögum nr. 106/1999 m.s.br. skipar ráðherra byggðamála sjö menn í stjórn Byggðastofnunar og sjö menn til vara. Ráðherra skipar formann og varaformann stjórnar og skiptir verkum með stjórninni.
Stjórnarformaður boðar fundi stjórnar í samráði við forstjóra, sbr. 2. gr. Stjórn Byggðastofnunar tekur ákvarðanir á löglega boðuðum stjórnarfundum og þarf meirihluti stjórnarmanna að sækja fund til þess að ákvarðanir teljist gildar. Á fundum stjórnar ræður meirihluti atkvæða.
Stjórn Byggðastofnunar er heimilt að funda með fjarfundabúnaði eða sambærilegri tækni.
2. gr.
Stjórnarformaður stýrir fundum stjórnar, boðar fundi og ákveður dagskrá í samráði við forstjóra. Stjórn Byggðastofnunar fundar að jafnaði einu sinni í mánuði og skal setja sér fundadagskrá til hálfs árs í senn.
Stjórnarformaður skal sjá til þess að ákvarðanir stjórnar séu teknar á traustum og upplýstum grunni.
Stjórnarformaður skal fylgjast með framvindu ákvarðana stjórnar innan stofnunarinnar og sjá til þess að stjórn sé upplýst með reglubundnum hætti um innleiðingu þeirra.
Stjórnarformanni í Byggðastofnun er óheimilt að taka að sér önnur störf fyrir stofnunina en þau sem teljast eðlilegur hluti starfa hans sem stjórnarformanns. Stjórnarformaður kemur fram fyrir hönd stjórnar út á við.
Í fjarveru stjórnarformanns tekur varaformaður stjórnar við skyldum hans.
3. gr.
Stjórnarformaður ber ábyrgð á því að stjórn haldi fundargerðir og tilnefnir fundarritara hverju sinni. Í fundargerð skal bóka um þau málefni sem rædd eru á fundinum og þær ákvarðanir sem teknar eru. Fundarritari hverju sinni skal senda stjórnarmönnum rafrænt eintak fundargerðar svo fljótt sem unnt er eftir fund til yfirlestrar og fundargerðina skulu stjórnarmenn staðfesta með undirritun sinni í síðasta lagi á næsta fundi stjórnar. Heimilt er að staðfesta fundargerð rafrænt, t.d. með tölvupósti.
Fundargerðir stjórnar Byggðastofnunar skulu birtar á heimasíðu stofnunarinnar. Allar upplýsingar sem leynt skulu fara skv. ákvæðum 58. gr. laga nr. 161/2002 skulu afmáðar áður en fundargerðir eru birtar.
4. gr.
Stjórn Byggðastofnunar ber ábyrgð á starfsemi stofnunarinnar og stefnumótun hennar sem og áhættustefnu og að til staðar sé virkt kerfi innra eftirlits sem samræmist lögum um fjármálafyrirtæki og reglum settum með stoð í þeim.
Stjórn ber ábyrgð á að fullnægjandi eftirlit sé viðhaft með bókhaldi og að meðferð fjármuna stofnunarinnar sé í samræmi við lög og reglur sem um starfsemina gilda. Stjórn ber jafnframt ábyrgð á að stjórnarhættir og innra skipulag stuðli að skilvirkri og varfærinni stjórn stofnunarinnar, aðskilnaði starfa og að komið sé í veg fyrir hagsmunaárekstra.
Stjórn skal fylgjast með því og tryggja eftir bestu getu að tilkynningar og upplýsingar sem stofnuninni ber að veita samkvæmt lögum um fjármálafyrirtæki séu réttar.
Störf stjórnar Byggðastofnunar skulu taka mið af reglum leiðbeinandi tilmæla Fjármálaeftirlitsins nr. 1/2016 um innri stjórnarhætti fjármálafyrirtækja
Stjórnarmenn eru bundnir þagnarskyldu skv. 58. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki.
Nýjum stjórnarmönnum skal við upphaf stjórnarsetu kynnt starfsemi Byggðastofnunar og það regluverk sem starfsmenn og stjórn vinna eftir.
Forstjóri og forstöðumenn sviða sitja að jafnaði fundi stjórnar og hafa þar málfrelsi og tillögurétt. Aðrir starfsmenn Byggðastofnunar sitja fundi stjórnar ef þörf krefur, t.d. til kynningar mála sem undir þá heyra.
5. gr.
Stjórn Byggðastofnunar skal samþykkja áhættustefnu, áhættuvilja og framkvæmd áhættustýringar og tryggja að innri ferlar vegna áhættustýringar séu yfirfarnir eigi sjaldnar en árlega. Til slíkra ferla teljast m.a. ferlar er varða áhættutöku og takmörkun á þeirri áhættu sem hefur, eða kann að hafa, áhrif á starfsemi stofnunarinnar.
Stjórn Byggðastofnunar skal við störf sín verja hæfilegum tíma í að fjalla um helstu áhættuþætti í starfsemi stofnunarinnar. Stjórn skal tryggja að nægjanlegum fjármunum og tíma sé varið í virka áhættustýringu og áhættumat þannig að innan stofnunarinnar sé yfirsýn yfir helstu áhættuþætti. Einnig skal stjórn, eftir atvikum, hafa eftirlit með mati á eignum stofnunarinnar, notkun innri líkana og notkun mats frá lánshæfismatsfyrirtækjum.
Stjórn Byggðastofnunar ber ábyrgð á gerð álagsprófa fyrir stofnunina og skal setja reglur þar að lútandi. Stjórn skal hafa leiðbeinandi tilmæli FME um um bestu framkvæmd við gerð og form álagsprófa fjármálafyrirtækja nr. 2/2015 til hliðsjónar.
6. gr.
Aðalmenn í stjórn, auk þeirra varamanna sem fund sitja vegna forfalla aðalmanns, skulu hafa aðgang að gögnum varðandi mál á stjórnarfundum með að jafnaði 4 daga fyrirvara. Gögn skulu gerð stjórnarmönnum aðgengileg með rafrænum hætti í fundargátt sem stjórnarmenn hafa aðgang að með lykilorði.
7. gr.
Þar sem Byggðastofnun hefur gefið út skuldabréf sem eru skráð í OMX Norrænu kauphöllinni á Íslandi eru stjórnarmenn og varamenn í stjórn, ásamt forstjóra og lykilstarfsmönnum tilkynntir til Fjármálaeftirlitsins sem fruminnherjar. Stjórnarmönnum ber að greina regluverði frá aðilum sem eru þeim fjárhagslega tengdir við upphaf stjórnarsetu.
8. gr.
Um sérstakt hæfi einstakra stjórnarmanna til þátttöku í ákvörðunum um einstök mál gilda reglur VII kafla laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki og hæfisreglur stjórnsýslulaga. Stjórnarmaður skal ekki taka þátt í meðferð máls er varðar viðskipti hans sjálfs, fyrirtækis sem hann á virkan eignarhlut í, situr í stjórn, er í forsvari fyrir, er starfsmaður við eða á verulegra hagsmuna að gæta í eða telst að öðru leyti innherji í, svo og varðandi samkeppnisaðila slíkra fyrirtækja. Sama gildir um þátttöku í meðferð máls sem tengist aðila sem er venslaður stjórnarmanni persónulega eða fjárhagslega.
Sé stjórnarmaður vanhæfur skal hann upplýsa stjórn um það, og ber honum að víkja af fundi við umfjöllun um málið. Sé stjórnarmaður vanhæfur í máli skal hann ekki hafa aðgang að gögnum er varða afgreiðslu þess. Telji stjórnarmaður eða forstjóri að stjórnarmaður sé vanhæfur í máli geta þeir krafist þess að hann víki sæti áður en efni málsins er kynnt. Bóka skal í fundargerð að stjórnarmaður hafi vikið sæti og ekki fengið aðgang að gögnum þessu til staðfestingar. Sama gildir um forstjóra og forstöðumenn sviða sem sitja stjórnarfundi.
Við upphaf stjórnarsetu ber stjórnarmanni að leggja fram yfirlit yfir þau fyrirtæki sem hann telur að svo sé ástatt um að hann geti ekki tekið þátt í afgreiðslu á málefnum þeirra. Hann skal einnig tilkynna ef breytingar verða á högum hans að þessu leyti.
9. gr.
Aðalmenn og varamenn í stjórn Byggðastofnunar, eða fyrirtæki sem þeir eiga eða eru í forsvari fyrir, skulu ekki sækja um lán og/eða styrki hjá stofnuninni. Öll önnur viðskiptaerindi stjórnarmanna og/eða varamanna, og fyrirtækja sem þeir kunna að eiga eða vera í forsvari fyrir skulu lögð fyrir stjórn Byggðastofnunar.
10. gr.
Í endurskoðunarskýrslu ytri endurskoðanda með ársreikningi skal fylgja skýrsla hans um úttekt á fyrirgreiðslu til venslaðra aðila þar sem jafnframt eru borin saman sambærileg viðskipti annarra viðskiptavina. Með fyrirgreiðslu er átt við útlánastarfsemi, styrkveitingar, hlutafjárframlög, svo og fjárhagslega fyrirgreiðslu af hvaða tegund sem er. Með vensluðum aðilum er átt við stjórnarmenn og varamenn þeirra, forstjóra, forstöðumenn sviða, aðalbókara, endurskoðanda og innri endurskoðanda, umsjónarmann áhættustýringar og regluvörð, ásamt nánum fjölskyldumeðlimum, þ.e. maka og ófjárráða börnum á heimili þessara aðila. Hliðstæðir aðilar í dótturfélögum stofnunarinnar og tengdum félögum falla einnig undir að vera venslaðir aðilar. Þegar stjórnarmaður tekur sæti í stjórn skal hann gera regluverði grein fyrir þeim aðilum sem hann er venslaður sbr. skilgreiningu hér að ofan. Einnig skal stjórnarmaður tilkynna regluverði um allar breytingar sem verða á lista yfir þá aðila sem honum eru venslaðir.
11. gr.
Stjórnarmanni er óheimilt að óska eftir upplýsingum um einstaka viðskiptaerindi og einstaka viðskiptavini stofnunarinnar hjá starfsmönnum Byggðastofnunar. Fyrirspurnir skal bera upp við forstjóra og/eða á stjórnarfundum og svör við einstökum fyrirspurnum skulu kynnt stjórnarmönnum öllum og bókuð í fundargerð.
12. gr.
Forstjóri hefur almennt umboð til að stýra og hafa umsjón með allri starfsemi og málefnum Byggðastofnunar enda ber hann rekstrarlega stjórnunarábyrgð í stofnuninni. Nánar er kveðið á um starfsskyldur forstjóra í 6. gr. laga nr. 106/1999 um Byggðastofnun, reglugerð og í erindisbréfi hans.
Forstjóri kemur fram fyrir hönd stofnunarinnar út á við.
Forstjóri skal setja verklagsreglur um útlánastarfsemi Byggðastofnunar og leggja fyrir stjórn til staðfestingar. Í þeim skulu m.a. vera ákvæði um sérstaka lánanefnd undir stjórn forstjóra, svo og um ákvarðanir stjórnar um styrkveitingar og samfjármögnun á grundvelli forvinnslu lánanefndar. Þar sem ákvarðanir Byggðastofnunar sem lúta að veitingu lána eða ábyrgða og umsýslu tengdri þeim eru endanlegar á stjórnsýslustigi, sbr. 5. mgr. 11. gr. laga nr. 106/1999 um Byggðastofnun þá skal ráðherra staðfesta verklagsreglurnar.
Stjórn skal því aðeins fjalla um einstök mál eða erindi lánanefndar að um sé að ræða nýmæli, vafamál eða stefnumarkandi mál, að umfang máls sé verulegt miðað við fjárhag eða hagsmuni Byggðastofnunar eða að umfjöllun sé liður í upplýsinga- eða eftirlitsstarfi stjórnarmanns. Stjórn skal jafnframt fjalla um mál sem sæta málskoti til hennar samkvæmt verklagsreglum um útlánastarfsemi Byggðastofnunar.
13. gr.
Endurskoðunarnefnd Byggðastofnunar er undirnefnd stjórnar Byggðastofnunar og er skipuð af henni í samræmi við ákvæði IX. kafla laga nr. 3/2006 um ársreikninga m.s.br.
Endurskoðunarnefnd skal starfa sem samskiptaaðili milli stjórnar Byggðastofnunar, stjórnenda hennar og ytri og innri endurskoðenda hennar í tengslum við skýrslugjöf þeirra og málefni sem tengjast innra eftirliti. Nefndin skal jafnframt aðstoða stjórn við að uppfylla skyldur sínar með því að starfa sem óháður og hlutlægur aðili. Nánar er fjallað um störf endurskoðunarnefndar í verklagsreglum hennar. Verklagsreglur endurskoðunarnefndar skulu endurskoðaðar árlega.
Endurskoðunarnefnd skal eigi sjaldnar en einu sinni á ári taka saman skýrslu um störf sín og gera stjórn Byggðastofnunar grein fyrir niðurstöðum verkefna nefndarinnar á árinu.
14. gr.
Stjórn Byggðastofnunar skal árlega meta árangur starfa sinna, verklag og starfshætti, svo og störf undirnefnda. Árlegu árangursmati er ætlað að bæta vinnubrögð og auka skilvirkni stjórnarinnar og felur matið m.a. í sér að stjórnin leggi mat á styrkleika og veikleika í störfum sínum og verklagi og hugi að þeim þáttum sem stjórnin telur að betur megi fara í störfum sínum. Við matið skal m.a. skoða hvort stjórnin hafi starfað í samræmi við starfsreglur og hvort mikilvæg stjórnarmálefni séu nægilega vel undirbúin og rædd í stjórninni. Stjórnin skal bregðast við niðurstöðum matsins.
15. gr.
Stjórn Byggðastofnunar skal yfirfara og endurskoða starfsreglur þessar að minnsta kosti árlega.
Samþykkt á fundi stjórnar Byggðastofnunar 26. október 2022
